Regels ontstaan zelden zonder reden.
Ze beschermen werknemers, consumenten en ondernemers.
Ze dragen bij aan veilig voedsel, betrouwbare producten, eerlijke concurrentie en een leefbare omgeving.
Vaak ontstond een regel nadat ergens iets misging.
Een incident.
Misbruik.
Een risico dat onvoldoende werd beheerst.
De reactie is begrijpelijk.
We willen voorkomen dat hetzelfde opnieuw gebeurt.
Dus voegen we iets toe.
Een registratie.
Een controle.
Een vergunning.
Een rapportage.
Een extra stap in een proces.
Iedere toevoeging kan op zichzelf logisch zijn.
Maar daar begint ook een andere vraag:
Wat gebeurt er wanneer al die logische toevoegingen samen één systeem gaan vormen?
Een systeem is meer dan de som van zijn regels
Wanneer we een nieuwe regel invoeren, kijken we meestal naar het probleem dat die regel moet oplossen.
Dat is logisch.
Maar een ondernemer krijgt nooit met één regel te maken.
Die krijgt te maken met het geheel.
Arbeidsrecht.
Belastingen.
Privacy.
Veiligheid.
Vergunningen.
Registraties.
Rapportages.
Administratieve verplichtingen.
Iedere regel kan afzonderlijk een legitiem doel dienen.
Toch kan de optelsom een systeem creëren dat ingewikkelder wordt dan iemand ooit bewust heeft ontworpen.
En precies daar ontstaat iets interessants.
Een systeem kan vastlopen zonder dat één afzonderlijk onderdeel duidelijk verkeerd is.
Voor een kleine onderneming telt alles bij elkaar op
Een grote organisatie kan nieuwe verplichtingen vaak verdelen.
Legal beoordeelt de juridische gevolgen.
HR past beleid aan.
Finance verzorgt rapportages.
Compliance bewaakt naleving.
IT past systemen aan.
Binnen een kleine onderneming bestaan die afdelingen meestal niet.
Daar komen veel van die verantwoordelijkheden bij dezelfde ondernemer of hetzelfde kleine team terecht.
Nog een registratie.
Nog een formulier.
Nog een controle.
Nog een systeem.
Nog een rapportage.
De afzonderlijke handeling hoeft niet buitensporig te zijn.
Maar de ondernemer ervaart niet de afzonderlijke handeling.
Die ervaart de stapeling.
En daarmee kan dezelfde regel voor een grote organisatie een heel andere belasting vormen dan voor een kleine onderneming. Niet omdat de kleine ondernemer minder verantwoordelijkheid zou hoeven dragen.
Maar omdat de context waarin de regel moet worden uitgevoerd anders is.
Regels bouwen ook processen
Dat wordt volgens mij soms onderschat.
Een regel blijft namelijk zelden alleen een regel.
Een regel creëert handelingen.
Iemand moet informatie verzamelen.
Iemand moet iets registreren.
Iemand moet controleren.
Iemand moet rapporteren.
Iemand moet bewaren.
Iemand moet aantonen dat het gebeurd is.
En wanneer er meerdere regels naast elkaar bestaan, ontstaan er processen om al die verplichtingen uit te voeren.
Daarmee verandert regelgeving langzaam in een systeem van processen.
En systemen hebben een bijzondere eigenschap.
Ze kunnen blijven groeien terwijl niemand bewust heeft besloten dat het geheel zo ontworpen moest worden.
Er wordt steeds iets toegevoegd.
Maar veel minder vaak wordt gekeken naar wat al bestaat.
Toevoegen is makkelijker dan opnieuw ontwerpen
Wanneer ergens iets misgaat, is de reflex om iets toe te voegen begrijpelijk.
Een extra controle.
Een extra registratie.
Een extra goedkeuring.
Dat zie ik overigens niet alleen bij de overheid.
Ook binnen bedrijven gebeurt precies hetzelfde.
Een fout in een bestelling?
Voortaan moet iemand extra controleren.
Een klantklacht?
We voegen een formulier toe.
Een verkeerde betaling?
Er komt een extra autorisatie.
Iedere maatregel heeft een reden.
Totdat jaren later een proces bestaat uit twaalf stappen en niemand meer precies weet waarom stap zeven ooit is toegevoegd. Dan ontstaat een bekend probleem.
We proberen het proces efficiënter te maken.
Maar misschien moeten we eerst iets anders doen.
Niet verbeteren wat er staat.
Eerst begrijpen waarom het er staat.
Oude oplossingen kunnen nieuwe problemen worden
Dat een regel ooit noodzakelijk was, betekent niet automatisch dat dezelfde uitwerking altijd noodzakelijk blijft.
De omgeving verandert.
Technologie verandert.
Risico’s veranderen.
Organisaties veranderen.
Andere regels komen erbij.
Daardoor kan een maatregel die ooit logisch was, later overlappen met andere maatregelen.
Of informatie opvragen die inmiddels ergens anders beschikbaar is.
Of een risico beheersen dat inmiddels op een andere manier wordt afgedekt.
Dat maakt de oorspronkelijke regel niet verkeerd.
Het betekent alleen dat systemen onderhoud nodig hebben.
Niet alleen door iets toe te voegen wanneer een nieuw probleem ontstaat.
Maar ook door periodiek te onderzoeken wat nog nodig is.
Wie bewaakt het geheel?
Misschien is dat uiteindelijk de moeilijkste vraag.
Iedere regel heeft een eigenaar.
Ieder beleidsterrein heeft deskundigen.
Iedere verplichting kent een reden.
Maar wie kijkt naar de ervaring van degene die alles tegelijk moet uitvoeren?
Wie onderzoekt waar verplichtingen elkaar overlappen?
Waar dezelfde informatie meerdere keren wordt gevraagd?
Waar controles hetzelfde risico proberen af te dekken?
Waar uitzonderingen inmiddels meer werk veroorzaken dan de oorspronkelijke regel?
En waar een proces alleen nog bestaat omdat niemand ooit heeft besloten het opnieuw te ontwerpen?
Dat is geen pleidooi voor zo min mogelijk regels.
Een samenleving zonder regels beschermt uiteindelijk vooral degene met de meeste macht.
Maar méér regels betekenen evenmin automatisch betere bescherming.
Misschien moeten we anders naar regelgeving kijken
Niet alleen:
Welke regel hebben we nodig voor dit probleem?
Maar ook:
Wat doet deze regel met het systeem waarin hij terechtkomt?
Dat is een andere manier van kijken.
Dan beoordelen we niet alleen de bedoeling van een afzonderlijke maatregel.
We kijken ook naar samenhang.
Uitvoerbaarheid.
Overlap.
Stapeling.
En naar de vraag of het totale systeem nog doet waarvoor het bedoeld is.
Want misschien ontstaat goede regelgeving niet alleen door zorgvuldig nieuwe regels te maken.
Misschien ontstaat zij ook door bestaande systemen regelmatig opnieuw te durven bekijken.
Niet om bescherming weg te halen.
Maar om te onderzoeken of we die bescherming nog steeds op de beste manier hebben georganiseerd.
Om over na te denken
Misschien is de belangrijkste vraag daarom niet:
“Hebben we te veel regels?”
Maar:
“Zouden we het systeem dat al die regels samen vormen vandaag opnieuw op dezelfde manier ontwerpen?”
Want afzonderlijke keuzes kunnen allemaal logisch zijn.
En samen toch een systeem vormen dat niemand ooit bewust heeft gekozen.
